取引先やお客様に年末の挨拶メールをいつ頃送ればいいのか、件名や例文についてもご紹介します。
年末が近づき、休暇を迎える前に取引先やお客様に感謝の気持ちを込めたメールを送る習慣があります。
しかし、何を伝えるか、実際に書き始めると迷うことも少なくありません。
- 年末の挨拶メール取引先やお客様にいつ送る？
- 年末の挨拶メールの件名は？
- 年末の挨拶メール取引先やお客様宛の例文は？
これらの疑問に応えるべく、ビジネスパートナーへの年末の挨拶メールを送る際の最適なタイミング、適切な件名、そして有効な例文について調べました。
取引先やお客様へ年末の挨拶メールはいつ送る？
一般的には、年末には取引先を直接訪問して挨拶をすることが多いですが、取引先が多数ある場合や遠方に位置する場合には、メールでの挨拶を選択することも一般的です。
そうした場合、挨拶メールをいつ送ればよいのでしょうか？
多くの人が年末が近づいたらメールを送ると思っているかもしれませんが、実は挨拶メールの送信タイミングは非常に重要です。
これは、年末年始の休暇期間中に業務遅延が生じることを避けるためです。
休暇中は、問い合わせの対応や商品の納品、仕入れ、書類送付など年内に完了させるべき業務に影響を与える可能性があります。
特に、休暇が一週間ほど続く場合、新年の始動まで業務が完全に止まる可能性もあります。
したがって、互いの年末年始の休暇計画を早めに知らせ合うことが重要です。
それでは、挨拶メールをいつ送れば最適なのでしょうか？
その理想的な時期は12月20日から12月25日の間です。
年内の業務が終わる一週間前にはメールを送るのが良いでしょう。
これにより、メールを送った後から業務終了までの約一週間の猶予ができ、急ぎの案件があっても余裕を持って対応し、進めることが可能になります。
取引先やお客様への年末の挨拶メールの件名は？
取引先に送る年末の挨拶メールでは、特に件名の選定が重要です。
「年末のご挨拶」とだけ書くのでは、この時期に届く多くの類似メールの中で、どの企業から来たメールかすぐには区別がつかないことがあります。
時には、迷惑メールと誤認されるリスクもあります。
そのため、メールを受け取る相手に配慮し、件名を工夫することが肝心です。
- 【○○物産株式会社】年末のご挨拶
- 年末年始の営業案内【○○物産株式会社】
のように会社名を明記することで、受信者はメールを開かなくても一目で送信元がわかります。
結局のところ、件名はメールの主旨がすぐに把握でき、さらに送信元の企業名も明確に示す内容が理想的です。
取引先やお客様への年末の挨拶メールの例文は？
年末に取引先に送る挨拶メールの作成方法について、その内容の構成、件名、さらには具体的な文面の例を一緒に見ていきましょう。
年末の挨拶メールの構成
まずは、年末の挨拶メール作成において重要なポイントを確認します。
含めるべき主な要素は以下です。
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一年間の感謝と謝意の表明
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年末年始の営業スケジュールの案内
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年末年始の休業に関する情報
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来年も継続した取引を希望するメッセージ
年末の挨拶メールの宛名
年末の挨拶メールの宛名設定に関しては、普段のメール送信と同じ方法で良いですが、いくつかの一般的な形式を整理しておきます。
- 会社単位で宛てる場合 例：「株式会社〇〇〇〇 御中」
- 部署名と担当者名を記載する場合→ 例：「営業部 鈴木太郎様」
- 部署名、役職、担当者名をすべて記載する場合→ 例：「営業部 部長 鈴木太郎様」
- 会社名、部署名、役職、担当者名をすべて記載する場合 →例：「株式会社〇〇〇〇 営業部 部長 鈴木太郎様」
メールは通常個人宛てに送られるため、会社名と個人名が一緒に記載される場合、「御中」の使用は適切ではありません。
年末の挨拶メールの例文
社外の取引先に向けた年末の挨拶メールの例文をご紹介します。ここでは、休業期間を12月30日から1月3日としています。
株式会社△△
営業部 □□様
いつもお世話になっております。
△△物産株式会社の□□です。
今年ももう間もなく終わりを迎えます。
一年間のご支援に感謝し、心からお礼を申し上げます。
弊社の年末年始の営業予定は以下の通りです。
年末年始の営業予定：
12月28日：通常営業
12月29日：午後12時で業務終了
12月30日～1月3日：休業
1月4日：通常営業再開
一年間のご愛顧に心から感謝申し上げ、来年も変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。どうぞ良い年をお迎えください。
＜署名＞
年末年始に営業時間が不規則な場合は、日別の営業予定を明記すると親切です。
なお、重要な業務連絡を行う場合は、年末の挨拶メールとは別に送ることが望ましいです。
挨拶と業務のメールが混在すると、大事な情報が見落とされるか、開封が遅れる恐れがあります。
業務連絡と年末の挨拶は別々のメールで送信するようにしましょう。
年末の挨拶メール取引先やお客様にいつ送る？件名や例文まとめ
年末の挨拶メール取引先やお客様にいつ送る？件名や例文についても！と題してお届けしました。
年末の挨拶は年の終わりを告げる大切なメッセージとなります。この時には、いつもの感謝の気持ちを伝えると共に、年末年始の営業スケジュールや休業についても正しく伝えましょう。
さらに、メールが届かなかったり、間違って削除されたりすることも考えられます。そういった場合に備えて、重要なメールを送信した後には電話での確認を行うことが、お互いにとって安心につながります。
